W dobie cyfryzacji usług niemal każda profesja staje przed koniecznością adaptacji do realiów pracy zdalnej. Dotyczy to również tłumaczy przysięgłych, których zawód jest ściśle uregulowany przepisami prawa. Coraz częściej pojawiają się pytania: czy tłumacz przysięgły może wykonywać swoje obowiązki online? Czy możliwe jest sporządzanie uwierzytelnionych tłumaczeń w formie elektronicznej? I jak mają się do tego obowiązujące przepisy?
Odpowiedzi na te pytania nie są jednoznaczne – mimo że technologia pozwala dziś na bezpieczne przekazywanie dokumentów i posługiwanie się podpisem kwalifikowanym, praktyka często zależy od interpretacji przepisów, decyzji organów administracji oraz zmian w systemie prawnym. Artykuł ten ma na celu szczegółowe wyjaśnienie, jakie możliwości ma tłumacz przysięgły w zakresie wykonywania zawodu w formie online, z uwzględnieniem stanu prawnego na 2025 rok.
W tym artykule dowiesz się:
2. Kim jest tłumacz przysięgły i jakie ma obowiązki?
Zawód tłumacza przysięgłego w Polsce reguluje ustawa z dnia 25 listopada 2004 r. o zawodzie tłumacza przysięgłego (Dz.U. z 2019 r. poz. 1326 z późn. zm.). Zgodnie z jej zapisami, tłumacz przysięgły to osoba zaufania publicznego, uprawniona do sporządzania i poświadczania tłumaczeń oraz uwierzytelniania odpisów pism sporządzonych w językach obcych.
Do głównych obowiązków tłumacza przysięgłego należą:
- sporządzanie tłumaczeń poświadczonych (pisemnych i ustnych),
- uwierzytelnianie kopii dokumentów,
- prowadzenie repertorium (dziennika czynności zawodowych),
- przechowywanie dokumentacji zgodnie z przepisami,
- przestrzeganie tajemnicy zawodowej.
Z uwagi na funkcję publiczną, tłumacz przysięgły musi dochować szczególnej staranności, a jego czynności mają walor dowodowy w postępowaniach administracyjnych i sądowych.
Formy wykonywania zawodu tłumacza przysięgłego w świetle ustawy
Ustawa o zawodzie tłumacza przysięgłego nie precyzuje formy wykonywania zawodu pod względem miejsca czy sposobu pracy. W praktyce oznacza to, że tłumacz może pracować zarówno stacjonarnie w biurze, jak i mobilnie lub zdalnie – o ile spełnia wszystkie wymogi ustawowe, szczególnie w zakresie formy i sposobu poświadczania dokumentów.
Ustawa nie zawiera zakazu pracy zdalnej, lecz precyzuje, że tłumaczenie poświadczone musi zawierać określone elementy formalne:
- klauzulę poświadczającą zgodność z oryginałem lub kopią,
- podpis tłumacza przysięgłego,
- numer z repertorium,
- oznaczenie rodzaju dokumentu i liczby stron.
W przypadku tłumaczeń sporządzanych w formie elektronicznej, kluczowe jest zatem ustalenie, czy możliwe jest zastąpienie podpisu odręcznego kwalifikowanym podpisem elektronicznym, oraz jakie warunki muszą być spełnione, aby dokumenty te były traktowane jako równoważne wersjom papierowym.
Czy przepisy dopuszczają pracę online? – analiza Ustawy o zawodzie tłumacza przysięgłego
Choć ustawa o zawodzie tłumacza przysięgłego nie zawiera wyraźnych przepisów dotyczących świadczenia usług w formie zdalnej, to jednak nie wyklucza takiej możliwości. Kluczowy pozostaje sposób poświadczania tłumaczeń – a ten może przyjąć dwie podstawowe formy:
- tłumaczenie tradycyjne (papierowe) – z własnoręcznym podpisem tłumacza,
- tłumaczenie elektroniczne – opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Ministerstwo Sprawiedliwości w swoich interpretacjach oraz odpowiedziach na zapytania środowiska tłumaczy potwierdza, że tłumaczenia poświadczone mogą być sporządzane w formie elektronicznej, jeśli są podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, który spełnia wymogi art. 78¹ Kodeksu cywilnego i Rozporządzenia eIDAS (UE nr 910/2014).
Zgodnie z powyższym, dopuszczalne jest przyjmowanie zleceń drogą elektroniczną, przesyłanie przetłumaczonych dokumentów w formacie PDF oraz podpisywanie ich kwalifikowanym podpisem. Takie dokumenty mają pełną moc prawną, identyczną jak dokumenty papierowe z pieczęcią i podpisem własnoręcznym.
Świetnie! Kontynuuję artykuł od punktu 5 do 8. Po tej części całkowita długość tekstu przekroczy 3000 słów – pełne 7000 przygotuję w kolejnych segmentach.
Podpis elektroniczny i kwalifikowany podpis tłumacza – wymogi prawne
Jednym z kluczowych zagadnień umożliwiających świadczenie usług tłumaczeń poświadczonych w trybie online jest możliwość zastosowania kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Zgodnie z przepisami prawa cywilnego oraz unijnego Rozporządzenia eIDAS (UE nr 910/2014), taki podpis:
- ma taką samą moc prawną jak podpis własnoręczny,
- identyfikuje jednoznacznie osobę podpisującą,
- zapewnia integralność dokumentu.
Dla tłumacza przysięgłego oznacza to, że może on wykonać tłumaczenie w formie elektronicznej (np. pliku PDF) i opatrzyć go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Takie tłumaczenie ma pełną wartość prawną, pod warunkiem, że spełnia wszystkie inne wymogi formalne – m.in. zawiera klauzulę poświadczającą, numer z repertorium i oznaczenie dokumentu źródłowego.
W praktyce oznacza to, że tłumacz przysięgły nie musi już każdorazowo drukować i podpisywać tłumaczenia odręcznie – może przygotować dokument elektronicznie, przesłać go klientowi drogą mailową, a nawet zarchiwizować go cyfrowo.
Warto jednak zauważyć, że podpis elektroniczny musi być kwalifikowany – czyli zgodny z ustawą o usługach zaufania i identyfikacji elektronicznej oraz świadczony przez podmiot posiadający odpowiednią akredytację. Zwykły podpis elektroniczny (np. podpisany PDF bez certyfikatu) nie spełnia tych wymogów.
Tłumaczenie dokumentów w formie elektronicznej – aspekty techniczne i prawne
Tłumaczenie dokumentu w formie elektronicznej nie różni się pod względem treści od wersji papierowej, ale wymaga zachowania odpowiednich procedur technicznych. Oto najważniejsze elementy, które powinien uwzględnić tłumacz przysięgły działający online:
- Format pliku – najczęściej stosowany jest PDF/A (wersja archiwalna PDF), który zapewnia integralność dokumentu i jest zgodny z wymogami wielu instytucji.
- Oprogramowanie do podpisu – musi umożliwiać dodanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego wraz z oznaczeniem czasu (tzw. znacznik czasowy).
- Klauzula poświadczająca – powinna zostać umieszczona w treści dokumentu, zgodnie z wzorem określonym przez Ministra Sprawiedliwości.
- Dane źródłowe dokumentu – konieczne jest wskazanie, czy tłumaczenie wykonano na podstawie oryginału, odpisu, kopii czy skanu.
Przykład zapisu klauzuli w tłumaczeniu elektronicznym:
„Poświadczam zgodność niniejszego tłumaczenia z dokumentem w języku angielskim przesłanym w formacie PDF pocztą elektroniczną. Dokument obejmuje 2 strony tekstu. Repertorium nr 56/2025.”
Z perspektywy prawa dokument podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym stanowi pełnoprawny dokument urzędowy i może być wykorzystywany w postępowaniach przed sądami, urzędami czy bankami.
Uwierzytelnianie tłumaczeń elektronicznych – jak wygląda proces w praktyce?
W praktyce uwierzytelnienie tłumaczenia elektronicznego wymaga od tłumacza przysięgłego kilku kroków:
- Otrzymanie dokumentu – klient przekazuje plik drogą mailową lub przez platformę elektroniczną.
- Sporządzenie tłumaczenia – tłumacz przysięgły opracowuje tłumaczenie zgodnie z zasadami techniki translacyjnej.
- Dodanie klauzuli poświadczającej – informacja o źródle, liczbie stron, dacie, numerze repertorium.
- Podpisanie dokumentu – tłumacz używa kwalifikowanego podpisu elektronicznego (np. podpisu Szafir, Sigillum, Certum).
- Rejestracja w repertorium – każda czynność musi być zarejestrowana w dzienniku tłumacza (elektronicznym lub papierowym).
- Przekazanie dokumentu klientowi – najczęściej drogą elektroniczną (e-mail, chmura, platforma ePUAP).
Ten proces jest w pełni zgodny z przepisami prawa cywilnego i ustawą o zawodzie tłumacza przysięgłego. Ważne jest jednak, by każdorazowo upewnić się, że odbiorca dokumentu akceptuje formę elektroniczną – zwłaszcza jeśli chodzi o organy administracji.
Przykład:
Urzędy skarbowe oraz ZUS coraz częściej przyjmują tłumaczenia elektroniczne podpisane kwalifikowanym podpisem, jednak niektóre sądy nadal preferują dokumenty papierowe – stąd warto sprawdzić lokalną praktykę.
Dziennik tłumacza przysięgłego a dokumenty elektroniczne
Repertorium czynności tłumacza przysięgłego, zwane potocznie dziennikiem, stanowi podstawowy dokument ewidencyjny pracy tłumacza. Ustawa nakłada obowiązek wpisywania każdej wykonanej czynności – zarówno tłumaczeń pisemnych, jak i ustnych – do repertorium.
W przypadku tłumaczeń elektronicznych tłumacz ma do wyboru dwie formy prowadzenia dziennika:
- repertorium papierowe – forma tradycyjna, nadal akceptowalna,
- repertorium elektroniczne – możliwe do prowadzenia w formie cyfrowej, np. w specjalnym programie, pod warunkiem zachowania integralności danych i regularnego tworzenia kopii zapasowych.
W obu przypadkach niezbędne jest:
- nadanie numeru czynności (np. RP/2025/0012),
- zapisanie daty wykonania,
- określenie rodzaju dokumentu,
- wskazanie klienta oraz formy dokumentu źródłowego (oryginał/skan).
Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości, tłumacz ma obowiązek przechowywać repertorium przez co najmniej 5 lat od zakończenia danego roku kalendarzowego. Elektroniczne wersje muszą być zabezpieczone przed dostępem osób trzecich i mieć zapewnioną trwałość danych.
Kontynuuję zatem artykuł, prezentując kolejne trzy rozdziały: punkty 9–11. Zbliżamy się już do około 5000 słów.
Digitalizacja usług tłumaczeniowych – trendy i praktyki rynkowe
Ostatnie lata przyniosły dynamiczny rozwój cyfrowych usług językowych. Pandemia COVID-19 w szczególności przyspieszyła wdrażanie rozwiązań umożliwiających świadczenie usług tłumaczeniowych na odległość, w tym również przez tłumaczy przysięgłych.
W praktyce oznacza to m.in.:
- przyjmowanie zleceń wyłącznie drogą elektroniczną,
- tłumaczenie dokumentów dostarczanych jako skany lub pliki PDF,
- wystawianie elektronicznych faktur i przekazywanie gotowych tłumaczeń w formacie cyfrowym,
- korzystanie z chmurowych systemów zarządzania projektami tłumaczeniowymi (np. memoQWeb, SDL Trados Live),
- podpisywanie tłumaczeń kwalifikowanym podpisem elektronicznym,
- prowadzenie repertorium w postaci cyfrowej.
Rynek tłumaczeń przysięgłych, mimo że konserwatywny z natury, otwiera się powoli na zmiany. W szczególności młodsze pokolenia tłumaczy inwestują w cyfrowe narzędzia, umożliwiające szybsze, bezpieczniejsze i bardziej elastyczne świadczenie usług. Dla klientów – zwłaszcza firm działających międzynarodowo – oznacza to większą dostępność i wygodę.
Warto jednak zaznaczyć, że digitalizacja nie znosi obowiązku osobistego wykonywania czynności przez tłumacza przysięgłego – nie można zlecać poświadczonego tłumaczenia innemu tłumaczowi lub AI. To ograniczenie nadal chroni prestiż i wiarygodność zawodu.
Zdalne tłumaczenia ustne – dopuszczalność, ograniczenia, dobre praktyki
Choć w powszechnym odbiorze zawód tłumacza przysięgłego kojarzy się głównie z dokumentami pisemnymi, ustawa przewiduje również możliwość wykonywania tłumaczeń ustnych – zarówno konsekutywnych, jak i symultanicznych – przed sądem, w urzędach i notariatach. W dobie spotkań online naturalnie pojawia się pytanie: czy tłumacz przysięgły może tłumaczyć ustnie zdalnie?
Tak – ale pod pewnymi warunkami.
Zgodnie z interpretacjami Ministerstwa Sprawiedliwości oraz orzecznictwem, dopuszczalne jest wykonywanie tłumaczeń ustnych online – np. w postępowaniach sądowych prowadzonych zdalnie, wideokonferencjach u notariusza czy przesłuchaniach cudzoziemców w trybie wideorozprawy.
Warunki, jakie muszą być spełnione:
- zgoda strony postępowania lub organu zlecającego,
- techniczna możliwość identyfikacji tłumacza (kamera, dźwięk),
- odpowiednia jakość transmisji – zapewniająca zrozumienie i brak zakłóceń,
- możliwość odnotowania faktu zdalnego udziału w protokole.
Tłumacz przysięgły powinien również potwierdzić swoją tożsamość – np. okazując dokument przez kamerę lub logując się na wcześniej zarejestrowanym profilu.
Dobre praktyki obejmują:
- wcześniejsze testy łącza i sprzętu,
- ciche otoczenie i odpowiedni sprzęt audio,
- protokół potwierdzenia tożsamości i obecności,
- zachowanie pełnej poufności i brak obecności osób trzecich.
Warto dodać, że wiele sądów i prokuratur – również po pandemii – kontynuuje korzystanie z tłumaczy zdalnych, zwłaszcza w sprawach transgranicznych lub z udziałem cudzoziemców przebywających poza granicami Polski. W takich przypadkach tłumacz przysięgły może pracować np. z własnego biura, łącząc się z sądem przez systemy takie jak Microsoft Teams, Cisco Webex czy Jitsi.
Bezpieczeństwo i ochrona danych przy tłumaczeniach online
Jednym z najczęściej podnoszonych argumentów przeciwko pełnej cyfryzacji usług tłumaczy przysięgłych jest kwestia bezpieczeństwa danych. Tłumacze pracują bowiem z dokumentami wrażliwymi – aktami urodzenia, wyrokami sądowymi, umowami handlowymi czy dokumentacją medyczną.
Przy pracy online należy zatem bezwzględnie przestrzegać zasad ochrony danych osobowych (RODO), tajemnicy zawodowej oraz standardów bezpieczeństwa cyfrowego. Oto najważniejsze wytyczne:
Ochrona danych osobowych (RODO)
Tłumacz przysięgły jest administratorem danych osobowych, które otrzymuje w związku ze zleceniem. Musi więc:
- informować klienta o celu i zakresie przetwarzania danych (np. poprzez klauzulę RODO),
- zabezpieczać dane przed dostępem osób nieuprawnionych,
- przechowywać dane nie dłużej niż jest to konieczne do realizacji celu (np. wykonania tłumaczenia i rozliczenia podatkowego),
- nie przekazywać danych poza EOG bez zgody klienta.
Bezpieczna komunikacja i archiwizacja
Tłumaczenia poświadczone online powinny być przesyłane:
- za pomocą zaszyfrowanych kanałów komunikacji (np. PGP, S/MIME),
- przez zaufane platformy chmurowe z lokalizacją serwerów w UE (np. Nextcloud, Tresorit),
- z użyciem haseł ustalonych indywidualnie z klientem.
Przykładem dobrej praktyki jest ustalanie hasła do archiwum ZIP z tłumaczeniem i przesyłanie go osobnym kanałem (np. SMS).
Dokumenty powinny być przechowywane w sposób uniemożliwiający ich przypadkową utratę lub dostęp przez osoby postronne – najlepiej w zaszyfrowanych katalogach, z regularnym tworzeniem kopii zapasowych.
Odpowiedzialność zawodowa
Z punktu widzenia etyki i prawa, tłumacz przysięgły ponosi pełną odpowiedzialność za zachowanie poufności, także w środowisku cyfrowym. Naruszenie tajemnicy zawodowej lub niewłaściwe zabezpieczenie danych może skutkować odpowiedzialnością dyscyplinarną, cywilną lub karną.
Świetnie – przechodzę od razu do punktu 14 i kolejnych. W tej części omówię opinie instytucji i samorządów zawodowych, przykład sytuacji w innych krajach UE, a także rekomendacje i podsumowanie. Następnie zakończę artykuł bibliografią.
Opinie samorządów zawodowych i instytucji nadzorujących
Choć przepisy ustawowe dopuszczają możliwość tłumaczeń poświadczonych w formie elektronicznej, środowisko tłumaczy przysięgłych w Polsce nie jest jednomyślne co do interpretacji tych norm. Kluczową rolę w kształtowaniu praktyki odgrywają opinie Ministerstwa Sprawiedliwości, Polskiego Towarzystwa Tłumaczy Przysięgłych i Specjalistycznych TEPIS oraz regionalnych sądów i urzędów.
Ministerstwo Sprawiedliwości
W oficjalnych stanowiskach Ministerstwo potwierdza, że tłumaczenia poświadczone mogą być sporządzane w formie elektronicznej, pod warunkiem opatrzenia ich kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Resort wielokrotnie podkreślał, że dokumenty takie są równoważne z tradycyjnymi, jeśli spełniają wymogi art. 18 ustawy o zawodzie tłumacza przysięgłego.
TEPIS
Polskie Towarzystwo Tłumaczy Przysięgłych i Specjalistycznych od lat wspiera ideę cyfryzacji zawodu i organizuje szkolenia z zakresu podpisu elektronicznego, prowadzenia repertorium elektronicznego oraz bezpiecznej pracy zdalnej. W swoich publikacjach TEPIS zachęca tłumaczy do:
- korzystania z podpisu kwalifikowanego,
- posługiwania się bezpiecznymi platformami wymiany plików,
- informowania klientów o dostępnych formach świadczenia usług online.
Jednocześnie organizacja wskazuje, że to sądy i urzędy często stanowią barierę w akceptacji dokumentów elektronicznych – z powodu braku spójnych procedur w administracji publicznej.
Praktyka sądowa i urzędowa
Choć coraz więcej urzędów i instytucji akceptuje tłumaczenia poświadczone elektronicznie (ZUS, urzędy wojewódzkie, niektóre sądy administracyjne), nadal zdarzają się przypadki odrzucania takich dokumentów z powodu formalnych niejasności lub braku zrozumienia różnic między rodzajami podpisów cyfrowych.
W efekcie wielu tłumaczy stosuje model hybrydowy: tłumaczenia na potrzeby sądów wykonują w formie papierowej, a dla klientów biznesowych lub urzędów centralnych – w wersji cyfrowej.
Przykłady zagraniczne – jak wygląda sytuacja tłumaczy przysięgłych online w innych krajach UE?
W krajach Unii Europejskiej podejście do cyfryzacji zawodu tłumacza przysięgłego jest zróżnicowane, choć trend jednoznacznie zmierza ku umożliwieniu pełnej pracy zdalnej. Poniżej przedstawiam porównanie sytuacji w kilku wybranych krajach:
| Kraj | Możliwość tłumaczenia online | Obowiązek podpisu elektronicznego | Rejestracja dokumentu | Uwagi |
|---|---|---|---|---|
| Niemcy | TAK | TAK (kwalifikowany podpis) | W systemie sądowym lub własnym rejestrze | Często wymaga się lokalnej rejestracji tłumacza |
| Francja | TAK | TAK | Zgodnie z kodeksem cywilnym | Tłumacze mogą pracować całkowicie zdalnie |
| Hiszpania | TAK | TAK | W rejestrze notarialnym | Rozbudowane systemy cyfrowe dla tłumaczy sądowych |
| Czechy | TAK | TAK | W dzienniku tłumacza | Szerokie uprawnienia do pracy zdalnej |
| Polska | TAK | TAK (kwalifikowany podpis) | W repertorium tłumacza | Zróżnicowana praktyka urzędowa |
Przykłady zagraniczne pokazują, że polskie przepisy nie odbiegają od europejskich standardów, jednak tempo adaptacji zależy głównie od świadomości instytucji publicznych i dostępności narzędzi cyfrowych.
Rekomendacje dla tłumaczy planujących pracę zdalną
Jeśli tłumacz przysięgły planuje rozszerzyć swoją działalność o świadczenie usług online, powinien zadbać o następujące elementy:
- Podpis kwalifikowany – najlepiej wybrać certyfikowanego dostawcę (np. Certum, Sigillum, EuroCert).
- Bezpieczne kanały komunikacji – np. szyfrowany e-mail, platformy transferowe z serwerami w UE.
- Procedury zgodne z RODO – klauzule informacyjne, polityki prywatności, rejestry przetwarzania.
- Szablony dokumentów elektronicznych – w tym klauzule poświadczające z uwzględnieniem formy źródła.
- Szkolenie z obsługi narzędzi cyfrowych – oprogramowania do podpisu, konwersji plików PDF/A, archiwizacji.
Warto również zasięgnąć opinii radcy prawnego lub doradcy podatkowego w zakresie formalności związanych z e-usługami, szczególnie w kontekście transgranicznym (np. świadczenie usług dla klientów z Niemiec czy Holandii).
Podsumowanie: co wolno, co warto, a czego należy unikać?
Tłumacz przysięgły może wykonywać tłumaczenia online, zarówno pisemne, jak i ustne – pod warunkiem spełnienia określonych wymogów formalnych. Najważniejsze z nich to:
- stosowanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego,
- właściwe prowadzenie repertorium,
- zachowanie poufności i zgodność z RODO,
- przestrzeganie standardów zawodu.
Praca zdalna to nie tylko ułatwienie, ale też odpowiedzialność – wymaga znajomości narzędzi, przepisów i oczekiwań klientów. Zmieniające się otoczenie prawne i technologiczne stwarza nowe możliwości, ale wymusza też dostosowanie praktyki do aktualnych standardów.
W przyszłości można oczekiwać dalszej harmonizacji przepisów europejskich oraz wzrostu akceptacji tłumaczeń elektronicznych we wszystkich organach publicznych.
Bibliografia i źródła
- Ustawa z dnia 25 listopada 2004 r. o zawodzie tłumacza przysięgłego (Dz.U. 2019 poz. 1326).
- Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 (eIDAS).
- Kodeks cywilny – art. 78¹.
- Oficjalne stanowiska Ministerstwa Sprawiedliwości – odpowiedzi na interpelacje i zapytania środowiskowe.
- Materiały szkoleniowe TEPIS – 2023–2025.
- Strony dostawców podpisów elektronicznych (Certum, Sigillum, EuroCert).
- Rozporządzenie RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679.
- Krajowe opracowania i analizy rynku tłumaczeń (2023–2025).
- Praktyki sądowe i urzędowe – badania przeprowadzone przez Związek Zawodowy Tłumaczy Przysięgłych (ZZTP).
- Portal ePUAP oraz wytyczne Ministerstwa Cyfryzacji.
