W dzisiejszych czasach wiele osób podejmuje decyzję o emigracji. Wiąże się to z koniecznością dopełnienia szeregu formalności oraz przygotowania odpowiedniej dokumentacji, która pozwoli nam legalnie przebywać na terenie danego państwa. Często spotykamy się wówczas z obco brzmiącymi, nieznanymi nam nazwami. Jedną z nich jest apostille. Czym jest? Czego dotyczy? Kiedy niezbędne jest przedstawienie takich dokumentów oraz czy musimy je tłumaczyć? Pora odpowiedzieć na te pytania.
W tym artykule dowiesz się:
Czym właściwie jest apostille?
Zacznijmy od wyjaśnienia co właściwie kryje się pod tym tajemniczo brzmiącym terminem. Mówiąc najprościej apostille to urzędowe poświadczenie dokumentu. Rozwiązanie to jest obecnie wykorzystywane w 117 krajach, które podpisały klauzulę dotyczącą apostilli. Dzięki temu poświadczeniu autentyczności możemy posługiwać się nim poza granicami kraju.
Warto w tym miejscu wspomnieć, że nie jest to jedyny sposób na poświadczenie legalności dokumentów. Drugim jest bowiem ich legalizacja. W tym przypadku potrzebujemy bowiem poświadczenia dokumentu. Rozwiązanie to jest jednak stosowane zazwyczaj w przypadku krajów, które nie są stroną Konwencji Haskiej z 5 października 1961. Obecnie stanowią one mniejszość.
Czym jednak jest apostille? To rozwiązanie, dzięki któremu nie musimy martwić się formalnościami. To oświadczenie, które powinno mieć formę kwadratu, którego boki wynoszą przynajmniej 9 centymetrów. Mogą być one zarówno oznaczeniem, jak i być lub też mieć formę załącznika.
Chcąc uzyskać apostille należy zwrócić się do odpowiedniego organu państwa. W przypadku Polski należy skontaktować się z Ministerstwem Spraw Zagranicznych, które odpowiada za wystawianie tych klauzul.
Czy wszystkie dokumenty wymagają apostille?
To częste pytanie, które zadają sobie osoby planujące wyjazd za granicę naszego kraju na dłużej. Warto bowiem mieć świadomość, że nie wszystkie dokumenty, które zabieramy ze sobą potrzebują takiego potwierdzenia. Zwolnione z apostille są między innymi dokumenty takie jak odpisy aktów stanu cywilnego, akt urodzenia, akt zgonu, akt małżeństwa i oraz inne dokumenty urzędowe tego typu.
Apostille jest bowiem wymagane w przypadku dokumentów, które możemy określić ogólnym mianem jako dokumenty urzędowe. Wśród tych, które wymagają tej klauzuli wymienić możemy:
- dokumenty sądowe,
- dokumenty sporządzone przez sąd, prokuraturę lub urzędnika sądowego,
- akty notarialne,
- urzędowe zaświadczenia potwierdzające zarejestrowanie dokumentu,
- urzędowe oraz notarialne poświadczenia podpisów na różnego rodzaju dokumentach.
Kiedy nie potrzebujemy apostille?
Klauzula apostille nie zawsze jest koniecznością, szczególnie w przypadku gdy mówimy o państwach należących do Unii Europejskiej. Wśród dokumentów i pism, które są zwolnione z apostille wymienić możemy dokumenty od przedstawicieli dyplomatycznych lub urzędników konsularnych, dokumentów handlowych oraz celnych. W ich przypadku obowiązują bowiem całkowicie inne regulacje prawne.
Gdzie można uzyskać apostille?
Zasadniczo, podstawowym miejscem, w którym możemy uzyskać apostille jest Ministerstwo Spraw Zagranicznych. Potwierdzenie dokumentów możemy uzyskać zarówno osobiście jak i korespondencyjnie. Jeśli zależy nam na czasie warto udać się do urzędu. W tym przypadku klauzulę uda nam się bowiem uzyskać w ciągu jednego dnia.
W tym miejscu warto wspomnieć również o tym, że apostille to klauzula, którą możemy otrzymać korespondencyjnie, także w przypadku gdy przebywamy już poza granicami kraju. To dobra wiadomość dla wszystkich osób, które sytuacja w nowym miejscu zamieszkania zmusza je do przedłożenia nowych, potwierdzonych dokumentów.
Czy apostille trzeba tłumaczyć?
To pytanie, które zadaje sobie wiele osób, które zdobyły już odpowiednie klauzule. Odpowiedź na nie jest jednak niejednoznaczna. Wszystko bowiem zależy od kraju, do którego się udajemy. Niektóre z urzędów wymagają bowiem tłumaczenia dokumentów – wówczas najlepiej zadbać o to, by tłumaczone były one przez tłumacza przysięgłego. Czasem jednak zdarza się, że urząd akceptuje polskie dokumenty. Warto jednak nie zdawać się na łut szczęścia i zasięgnąć informacji w konsulacie kraju, do którego się wybieramy.
